Począwszy od refom Deng Xiaopinga z lat. 80., tzw. otwarcia Chin na świat, kraj ten przeszedł niespodziewanie szybką drogę rozwoju ekonomicznego. Państwo Środka stało się światową potęgą ekonomiczną i czołową gospodarką świata. Chiny zostały również największym partnerem handlowym Unii Europejskiej i kluczowym krajem dla polskiego importu. Działalność biznesowa w różnych branżach często zmusza nas do kontaktów z Chińczykami. Jak robić biznes w Chinach? Czym charakteryzuje się chińska etykieta biznesowa? Jak negocjować z chińską firmą, aby nie urazić zagranicznego partnera i nie popełnić chińskiego faux pas? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.
Relacja partnerów to podstawa
Polskie firmy w Chinach, chcąc rozwijać się na lokalnym rynku, muszą brać pod uwagę panujące tam nie tylko przepisy prawa, ale też uwarunkowania kulturowe. Jednym z nich są relacje. Współpracujące strony muszą najpierw wypracować wspólną więź, aby rozpocząć ze sobą współpracę. Budowanie relacji wymaga czasu, dlatego chcąc handlować z Chińczykami, musimy nastawić się raczej na maraton niż sprint. W Chinach relacje to klucz do sukcesu. Sieć relacji, powiązań społecznych w języku chińskim określamy jako guānxi (关系). Jest ona budowana już od małego, w życiu szkolnym, poprzez rodzinę itp. Guanxi można nazwać siecią kontaktów, opartą na wzajemnej zależności. Kiedy Chińczycy napotykają problem, potrzebują jakiegoś zasobu, usługi itp. Najczęściej będą szukać rady, pomocy w swojej sieci znajomości. Im więcej kontaktów lub im bardziej wpływowe kontakty, tym większy prestiż, ranga przypisywane jest danej osobie. Z tego względu w Chinach bardzo żywy jest system poleceń. Chcąc zacząć biznes w Chinach najlepiej zrobić to „przez kogoś” – zostać poleconym przez kontrahenta, znajomego lub znaleźć odpowiedniego pośrednika. Strategie typu cold calling i bezpośrednich kontaktów z obcymi firmami nie przynoszą zwykle pożądanych efektów. Dzięki poleceniu łatwiej zbudować zaufanie partnera.
Wzajemne poznanie się stron, zrozumienie potrzeb i planów wymaga czasu. Pospieszanie, brak cierpliwości, jak najszybsza chęć zakończenia umowy mogą zrazić do nas chińskiego partnera. Polskie firmy w Chinach muszą się więc nastawić, że zanim w ogóle rozpoczną się jakiekolwiek rozmowy dotyczące dobicia targu, czekać je będzie seria spotkań bardziej ogólnych, mających na celu wzajemne poznanie i prezentację firmy. Nie każde spotkanie z naszym potencjalnym chińskim partnerem ma charakter stricte biznesowy. Aby się lepiej poznać, warto czasem spotkać się na kolację czy iść razem na karaoke. Podczas takich spotkań Chińczycy często zadają pytania nie tylko o firmę, ale także o życie osobiste, na przykład dzieci, Polskę, hobby. Ma to na celu lepsze poznanie współpracowników, co — miejmy nadzieję — przerodzi się w bardziej owocną współpracę. Pytania tego typu nie powinny nas więc zrażać czy zniechęcać.
Partnerstwo czy hierarchia?
Spotykając się z chińskimi parterami, należy traktować poszczególne osoby zgodnie z ich stanowiskiem i rolą w firmie. W Chinach bowiem bardzo ważna jest hierarchia, która poniekąd sięga aż do filozofii konfucjańskiej. Według tej filozofii każdy pełni w społeczeństwie określoną rolę i ma określony status. W chińskiej hierarchii firmowej najważniejszy jest oczywiście szef – prezes, dyrektor, kierownik, którego osoby niższe rangą często muszą bezwzględnie słuchać. Kiedy więc wiemy, że na spotkanie biznesowe czy negocjacje strona chińska przysyła np. kierownika technicznego, warto zadbać, aby z naszej strony pojawiła się osoba co najmniej tej samej rangi. Wyrazi to szacunek dla drugiej strony i pokaże, że zależy nam na dobiciu targu i współpraca jest dla nas ważna.
Określona hierarchia w firmie oraz starszeństwo determinują także sposób zwracania się po chińsku do konkretnych osób. Wypada zadać sobie trud i zapamiętać przynajmniej nazwisko poznawanej osoby. Chińskie nazwiska są jednosylabowe, więc nie powinno to być dużym problemem. Znając nazwisko i stanowisko danej osoby, możemy połączyć te dwa elementy ze sobą, aby uzyskać zawołanie, które posłuży też do uformowania powitania. Możemy zatem zwrócić się do kogoś np. per sekretarz Wang (Wáng mìshū 王秘书), dyrektor Hao (Hào zǒng郝总), kierownik Zhang (Zhāng zhǔrèn张主任). W międzynarodowym środowisku biznesowym, zwłaszcza gdy rozmawia się po angielsku, stosowane są również anglojęzyczne zwroty pan/pani, np. Mister Li/Miss Guo.
Witając się z chińskim partnerem, możemy skinąć głową. Często wymieniane są też uściski dłoni, zwłaszcza między mężczyznami. Poza powitaniem Chińczycy w oficjalnych kontaktach unikają raczej kontaktu fizycznego. Przy pierwszym spotkaniu ważnym punktem jest też wymiana przez strony wizytówek. Dlatego warto zawczasu przygotować własną, w odpowiedniej wersji językowej. Wizytówka powinna oczywiście zawierać imię i nazwisko, nazwę firmy, piastowane stanowisko i dane kontaktowe. Wizytówkę należy wręczać oburącz, gdyż pokazuje to pełne zaangażowanie i szacunek dla drugiej strony. Po otrzymaniu wizytówki należy zapoznać się z jej treścią, okazując zainteresowanie i schować w odpowiednie miejsce. Jest to też dobry moment, aby ustalić, jakie stanowiska zajmują dane osoby w firmie i jak się do nich zwracać. Na tym etapie można również dopytać o poprawną wymowę czyjegoś nazwiska czy imienia. Wymiana wizytówek rozpoczyna się od osób postawionych najwyżej w hierarchii.
Zachowaj twarz
Oprócz guanxi bardzo ważne w Chinach jest „zachowanie twarzy” (miànzi 面子). Pojęcie to można rozumieć jako niedopuszczenie do utraty honoru, obnażenia braku wypełnienia obietnicy, kompromitacji itp. Pojęcie twarzy ma bardzo duży wpływ na interakcje społeczne w Chinach, w tym również na stosunki biznesowe, dla obu stron. Mianzi ma także konsekwencje w etykiecie biznesowej w Chinach – jest to np. brak jawnej odmowy. Zdecydowanie odrzucenie czyjejś propozycji mogłoby spowodować dyskomfort, niepewność u drugiej strony. Co za tym idzie, miałoby negatywny wpływ na relację, dlatego też chińscy partnerzy rzadko odmawiają bezpośrednio. Częściej niż „nie” padać będą sformułowania typu „zastanowię się”, „może później”, „muszę to przemyśleć” itp. Trzeba więc być bardzo wyczulonym na różne komunikaty i nauczyć się je poprawnie interpretować, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. Należy również stronić od wszelkich sytuacji, komentarzy, żartów, które mogłyby wprawić drugą stronę w zakłopotanie, czy upokorzyć. Ze względu na mianzi etykieta biznesowa w Chinach wymaga, aby powstrzymać się również od jawnej krytyki czy konfrontacji.
Co kraj to obyczaj
Współpracując z chińskimi partnerami, żeby nie popełnić chińskiego faux pas, musimy zwracać także uwagę na aspekty kulturowe i realia życia w Chinach. Rozpoczynając współpracę, warto zaznajomić się z chińskim kalendarzem świątecznym, ponieważ w Chinach obchodzone są inne święta niż w Europie. Będzie to na pewno wpływało na współpracę i organizację pracy. Chińczycy mają dłuższe wolne m.in. na święto utworzenia ChRL na początku października oraz na Chiński Nowy Rok na przełomie stycznia i lutego. Polskie firmy w Chinach mogą chcieć rozpoczynać nowe projekty zaraz po 1 stycznia, wszak nowy rok to nowy początek i energia; w Chinach zaś jest to raczej czas domykania wszelkich spraw, a nowe zobowiązania podejmowane są po zakończeniu święta wiosny. Warto również zaplanować kampanię marketingową dopasowaną do chińskich świąt. Wszak prezenty w Chinach wręcza się nie z okazji Bożego Narodzenia, a nowego roku księżycowego.
Podczas współpracy z chińskimi firmami musimy wziąć pod uwagę również różnicę czasu i organizację dnia pracy. Polska znajduje się w strefie czasowej UTC+1, Chiny zaś w UTC+8, co sprawia, że jest tam później o 6 godzin latem a o 7 zimą. Organizując zatem zdalne spotkania lub kontaktując się z chińskim współpracownikiem, musimy mieć na uwadze, że kiedy w Polsce trwają jeszcze godziny pracy, to w Chinach może to być już czas snu. Ważne jest także przestrzeganie przerwy na lunch, która zwykle ustalona jest między 12 a 14. Jest to czas, kiedy Chińczycy spożywają posiłek, po którym często udają się na krótką drzemkę. Pozwala im to się zregenerować i lepiej pracować do końca dnia pracy, który ma miejsce około 18:00. Planując np. wizytację chińskiego partnera, warto zadbać o organizację czasu uwzględniającą ten aspekt.
Chińczycy w codziennej komunikacji, również firmowej, dużo częściej niż z maila korzystają z komunikatora WeChat. Konto na tej platformie ma niemal każdy użytkownik smartfona. Jest to wielofunkcyjne oprogramowanie, pozwalające na wysyłanie wiadomości tekstowych, rozmowy głosowe i wideo, przesyłanie plików, a nawet i pieniędzy do osób, z którymi się komunikujemy. Często na chińskich wizytówkach zamiast lub oprócz maila i telefonu podany jest WeChat ID, czyli nazwa użytkownika WeChat. Chcąc prowadzić efektywną komunikację z chińskim partnerem, warto z tego oprogramowania korzystać.
Etykieta biznesowa w Chinach — prezenty
Ważną częścią współpracy z Chinami jest wymiana upominków. Wręczenie komuś prezentu pokazuje, że zależy nam na budowaniu relacji. Wśród chińskich upominków popularne są herbata, alkohole lub lokalne wyroby – ceramika, haft itp. Polskie firmy w Chinach mogą swoim parterom ofiarować polskie trunki, polskie słodycze lub wyroby artystyczne. Prezenty staramy się wręczać i odbierać oburącz, powinny być one zapakowane, najlepiej w czerwony papier. Jeśli druga strona nie nalega na otwarcie prezentu, to nie robimy tego po otrzymaniu upominku, w obecności partnera.
Prowadząc biznes w Chinach, warto nauczyć się pić herbatę, która często towarzyszy rozmowom biznesowym. Wielu Chińczyków ma swoich biurach zestawy do parzenia herbaty i często oferuje ją swoim gościom. Chińczycy piją herbatę liściastą, parząc wielokrotnie w niewielkim czajniczku i piją z niewielkich czarek. Choć czarki są malutkie, to wypicie ich zawartości „na raz” byłoby faux pas. Najlepiej jedną czarkę podzielić na trzy łyki.
Polska firma w Chinach
Aby osiągnąć sukces na chińskim rynku, warto zadbać o dobrą lokalizację, czyli tłumaczenie nazwy marki. Tworząc zapis w znakach chińskich, warto zadbać, aby był on niezbyt długi i dobrze się kojarzył. Doskonałym przykładem tłumaczenia marki jest Coca-Cola – 可口可乐. Użyte znaki mają pozytywne skojarzenia: 可口 – smaczny, 可乐 – dający radość; a sama nazwa brzmi podobnie do oryginału (kěkǒu kělè). Większość obecnych w Chinach polskich firm korzysta z tłumaczenia fonetycznego, np. Ziaja to Qíyěyǎ (齐叶雅), a Bieleda – Bìliándá (碧莲达). Podczas rozmów z chińskim parterem warto mieć ze sobą tłumacza. Powodem jest to, że wielu Chińczyków nie posługuje się płynnie językiem angielskim. Ponadto obecność tłumacza chińskiego pokazuje szacunek dla drugiej strony, jej języka i kultury. Doświadczony tłumacz pomoże też lepiej zrozumieć niuanse kulturowe w komunikacji.
Biznes w Chinach to dla niektórych twardy orzech do zgryzienia. Rynek jest ogromny i rodzi wielki potencjał, jednak osiągnięcie sukcesu wymaga czasu i znajomości realiów oraz kultury. Na wielu płaszczyznach popełnić można chińskie faux pas lub nie zrozumieć potencjalnego partnera. Jak wiele wartościowych rzeczy, owocna relacja biznesowa z chińską firmą wymaga czasu i zaangażowania. Kiedy jednak uda nam się stworzyć biznesową więź, często będzie to współpraca na lata przynosząca wymierne korzyści.
